Multitasking oder nicht?

In der heutigen Geschäftswelt müssen Unternehmen mit weniger mehr erreichen, und von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie härter und länger arbeiten. Die meisten Mitarbeiter verbringen ihre Zeit damit, von einer Aufgabe zur nächsten zu springen, in der Annahme, dass Multitasking sie effizienter macht.

Neue Studien haben jedoch gezeigt, dass Multitasking keine Fähigkeit mehr ist, mit der man prahlen sollte, sondern eine, die Anlass zur Sorge gibt.

Diese Studien legen nahe, dass Multitasking dazu führt, dass wir tatsächlich mehr Fehler machen, uns weniger Informationen merken und die Funktionsweise unseres Gehirns verändern, was jeden dazu veranlasst, sich die Frage zu stellen: «Multitasking oder nicht?».

Wie funktioniert Ihr Gehirn im Multitasking-Modus?

Der präfrontale Kortex des Gehirns wird aktiv, sobald Sie aufmerksam sein müssen. Dieser Bereich des Gehirns hilft dabei, die Aufmerksamkeit auf ein einziges Ziel zu richten und die Aufgabe auszuführen, indem er die Signale mit den anderen Gehirnsystemen koordiniert.

Sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren bedeutet, dass beide Seiten des präfrontalen Kortex harmonisch zusammenarbeiten. Wird eine weitere Aufgabe hinzugefügt, müssen die linke und die rechte Gehirnhälfte unabhängig voneinander arbeiten.

Dies haben Wissenschaftler des Nationalen Instituts für Gesundheit und medizinische Forschung (INSERM) in Paris herausgefunden, indem sie die Studienteilnehmer baten, zwei Aufgaben gleichzeitig auszuführen, während sie einer funktionellen Magnetresonanztomographie (fMRT) unterzogen wurden. Die Ergebnisse zeigten, dass sich das Gehirn in zwei Teile aufteilt und uns Details vergessen lässt sowie dreimal so viele Fehler macht, wenn wir zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen.

Multitasking beeinträchtigt Ihren IQ

Eine von der Universität London durchgeführte Studie ergab, dass bei den Teilnehmern, die kognitive Multitasking-Aufgaben ausführten, der IQ in gleichem Maße sank wie bei denen, die die ganze Nacht durchgewohnt hatten. Bei einigen der Männer, die Multitasking betrieben, sank der IQ um 15 Punkte, wodurch sie den durchschnittlichen IQ eines 8-jährigen Kindes erreichten.

Wenn Sie das nächste Mal in einer Besprechung sitzen und versuchen, gleichzeitig Ihrem Chef zuzuhören und die wichtigsten Artikel des Tages zu lesen, sollten Sie sich bewusst sein, dass Ihnen letztendlich nur wenige Informationen aus einer dieser beiden Tätigkeiten im Gedächtnis bleiben werden.

Multitasking beeinträchtigt die Leistungsfähigkeit Ihres Gehirns

Eine im „Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance“ (Band 27, Nr. 4) veröffentlichte Studie zeigt jedoch, dass Multitasking weniger effizient ist, da es jedes Mal, wenn eine Person von einer Aufgabe zur nächsten wechselt, länger dauert, den mentalen Gang zu wechseln.

Joshua Rubinstein, PhD, von der Federal Aviation Administration, hat neue Modelle der kognitiven Kontrolle vorgeschlagen. Das erste Modell, die Zielverschiebung, beinhaltet die aktive Entscheidung, zu einer anderen Aufgabe zu wechseln.

Wie kann man effizient arbeiten, ohne mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen?

Es kann schwierig sein, das Multitasking bei der Arbeit abzulegen, vor allem, wenn man viel zu tun hat. Glücklicherweise gibt es ein paar einfache und bewusste Veränderungen, die Sie vornehmen können, um noch effizienter zu arbeiten.

Anstatt etwa alle zwei Minuten von einer Aufgabe zur nächsten zu wechseln, sollten Sie sich bestimmte Zeitabschnitte für eine bestimmte Aufgabe vornehmen. Nehmen Sie sich zum Beispiel 20 Minuten Zeit, um die Nachrichten des Tages zu lesen, und widmen Sie sich dann 20 Minuten lang Ihrer nächsten Aufgabe, und so weiter.

Wie lässt sich Multitasking im Team bekämpfen?

Auf individueller Ebene scheint es recht einfach zu sein, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, aber wie sieht es aus, wenn es um ein Team geht? Multitasking in einer Gruppe von Kollegen erhöht das Risiko von Missverständnissen, Terminüberschreitungen und schlechter Arbeitsqualität.

Wenn alle Mitglieder der Gruppe abgelenkt sind, ist es unwahrscheinlich – wenn nicht gar unmöglich –, dass sie sich zusammenschließen und die bestmögliche Arbeit leisten. Um einem Team, das ins Straucheln gerät, entgegenzuwirken, ist es wichtig, sich gemeinsam auf eine Aufgabe zu konzentrieren, Zeitblöcke einzuplanen und weniger Tools zu verwenden.

Die Produktivität wird sprunghaft ansteigen, wenn sich die Gruppe ganz auf eine einzige Aufgabe konzentriert. So können sich alle zusammenfinden und sich voll und ganz der Arbeit widmen. Indem Sie Zeitblöcke für verschiedene Aufgaben festlegen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, produktiv zu bleiben und den Zeitplan einzuhalten.

Schließlich verkürzt sich durch die Nutzung einer geringeren Anzahl von Plattformen die Umstellungszeit zwischen den einzelnen Aufgaben für jedes Teammitglied, wodurch es seine Produktivität aufrechterhalten kann. Entwickeln Sie für Ihr Team ein Arbeitsmodell, das auf Organisation, Kommunikation und Einfachheit basiert, um die Produktivität zu steigern.

Wichtigste Punkte für die Geschäftsleitung

• Seien Sie sich der Schwierigkeiten bewusst, die mit Multitasking verbunden sind
• Helfen Sie den Mitarbeitern dabei, Prioritäten bei ihrer Arbeit zu setzen.
• Lassen Sie ab und zu etwas nach. Planen Sie Phasen ein, in denen das Tempo nachlässt, damit die Mitarbeiter eine Pause einlegen können.
• Sorgen Sie für Transparenz im Unternehmen, damit sich die Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen.
• Teilen Sie Ihre Erwartungen klar mit.
• Die persönliche Kommunikation ist effektiver als E-Mails.